Tidak ada bisnis yang 100% produktif seharian, setiap hari. Itulah kata – kata pertama yang ditulis oleh seorang investor, konsul...
Tidak ada bisnis yang 100% produktif seharian, setiap hari. Itulah kata
– kata pertama yang ditulis oleh seorang investor, konsultan juga jurnalis
keuangan. John Boitnott. Didalam artikelnya
John menuliskan setidaknya ada 7 kegiatan yang biasa kita lakukan dalam
keseharian yang dapat menyita waktu dan membuang – buang uang yang kita
pergunakan untuk menjalankan bisnis.
Selain tingkah – laku teman kerja yang terkadang mengurangi tingkat
prpduktifitas perusahaan ternyata ada juga yang perlu diperhatikan selain
mereka, yaitu diri kita sendiri. John menuliskan ada 7 hal yang harus
diperhatikan dan dapat menyita waktu dan keuangan dari bisnis yang sedang kita
jalankan tersebut yang harus kita hindari.
1. Meeting yang tidak perlu
Dalam beberapa survey, para karyawan menempatkan meeting (rapat)
sebagai top time-wasters atau
sebagai kegiatan yang membuang – buang waktu. Termasuk didalamnya ada meeting
yang membutuhkan waktu lebih lama dari yang seharusnya. Saat meeting benar –
benar dibutuhkan, sebuah agenda akan membuat semua orang tetap pada pembahasan
yang sama untuk menghindarkan para peserta rapat dari percakapan diluar
pembahasan, dimana hal tersebut dapat membuang
buang waktu.
2. Laporan yang tidak perlu
Pilih mana, membuat laporan dari semua sumber /divisi atau laporan yang
hanya dikhususkan dari pekerjaan yang telah dilakukan. Nampaknya akan lebih baik jika kita membuat
laporan yang benar – benar kita lakukan saja, lalu selebihnya kita bisa
menggunakan waktu yang ada untuk pekerjaan yang lebih penting. Kecuali kamu
memang diminta untuk memberikan laporan yang khusus.
3. Proses yang ketinggalan jaman
Terkadang bisnis dapat dihabiskan untuk hal – hal yang masih dilakukan
sama seperti 10 tahun lalu. Paper-based, proses manual yang mengambil waktu
lebih, dan waktu – waktu terbuang tersebut dijumlahkan dalam hari , minggu dan
bulan. Periksalah proses pekerjaanmu dan tanyakanlah mengapa kamu melakukannya
dengan cara tersebut, lalu carilah sebuah metode baru yang dapat menghemat
waktu.
4. Terlalu banyak komunikasi
Dulu saat para pegawai butuh berdiskusi satu sama lain, mereka akan
menggunakan telepon atau berjalan melangkahkan kaki ke tempat lawan bicara yang
diinginkan. Sekarang komunikasi seperti ini lebih sering terjadi melalui email,
dimana terlihat lebih mudah untuk membagikan ide, dan mendapatkan jawaban. Namun
disaat melakukan komunikasi melalui email atau percakapan di chat, para karyawan
dapat menyelesaikan percakapan tersebut melalui sebuah panggilan telepon yang
singkat, menghemat waktu.
Para karyawan harus mempertimbangkan kembali penggunaan email atau atau
aplikasi chat untuk pembahasan – pembahasan tertentu karena metode tersebut
cenderung memperlambat proses dalam berkomunikasi.
5. Data yang tidak penting
Dengan begitu banyaknya aplikasi analitik yang tersedia, data bisnis
dapat diakses secara real-time dalam hampir semua area operasi. Namun, tidak
semua informasi ini penting. Semakin berkembangnya sebuah perusahaan dalam
mengolah data, akan disadari bahwa ada data yang benar – benar penting dan ada
yang tidak.
6. Merespon gangguan
Dalam gaya kantor open-plan seperti sekarang, sangat mudah untuk kita
terganggu. Pembicaraan orang yang sedang rapat, obrolan ringan dari selasar
dapat membuatmu menjauh dari tugas yang sedang dikerjakan. Hal ini akan lebih
rumit lagi apabila teman sekantor mengajak anda membicarakan tentang berbagai
macam bahasan. Jika memungkinkan, carilah tempat yang sepi bila anda sedang
berusaha untuk menyelesaikan sesuatu. Jika tidak, belilah headphone yang dapat
mengurangi gangguan dan menambah fokus saat situasi di sekeliling anda terasa
mengganggu.
7. Mengeluh dan bergosip
Team-building sangatlah penting dalam setiap organisasi, tetapi
interaksi antar karyawan haruslah produktif. Saat para karyawan senang bergosip
dan mengeluh dengan teman kerjanya hal itu dapat merusak karir. Manajemen akan melihat
itu sebaga sesuatu hal yang negative dan orang yang digosipkan akan menganggap
itu sebagai hinaan (personal). Tetaplah berusaha untuk terlihat sebagai seorang
yang positif.
Sekuat apapun kita berusaha untuk produktif sepanjang minggu, akan ada
banyak pengalih perhatian dan penyita waktu. Dengan mengetahui hal – hal yang
dapat mempengaruhi produktifitas, dan berusaha untuk meminimalisir hal
tersebut, kamu akan dapat mengangkat karir ke jenjang yang lebih tinggi.
Artikel menarik lainnya dari Foclass.com:
COMMENTS